Aprendiendo a conciliar.

Escogí el tema de conciliación bancaria para exponer los pormenores de este importante tema, resolviendo dudas y dejando mas en claro de que trata.

Y quizás nos preguntamos ¿qué son estas conciliaciones bancarias? ¿qué importancia tienen? A continuación estos cuestionamientos serán resueltos.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo.

¿Cuál es su importancia?

La importancia de las conciliaciones radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias.

En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto.

Generalmente, los extractos del banco no coinciden con los saldos en libros, las razones tres razones básicas son:

1.-Depósitos en transito: Los depósitos que realizo fuera de tiempo la empresa, para incluirlos en los estados del banco, se conocen como depósitos en transito. Estos depósitos se incluyen en la cuenta de la compañía pero no aparecen en el estado de cuenta del banco.


2.-Cheques pendientes de cobro: Durante el mes se extienden cheques a acreedores, empleados y otras personas o instituciones. No todos los cheques extendidos se presentan al banco durante el periodo que cubre el estado. Los cheques que no se han presentado par su cobro se conocen como cheques pendientes. El saldo de la empresa debe incluir estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán descontados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso.

3.-Errores del Banco: En alguna ocasión el banco puede cometer un error. El mas frecuente es cargar o abonar una cuneta con cheque de otra compañía.




Y como consecuencia de lo anterior son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del banco:

1.- Cargos por servicios bancarios: El banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta .El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no se conoce hasta que se recibe ele estado de cuenta. 2.-Depósitos de cheques sin fondos: El banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que no tenía suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha podido cobrar el banco se denominan cheques sin fondos. Cuando una empresa deposita un cheque recibido de un cliente, el banco añade su importe a la cuenta de la empresa, pero cuando se comprueba que no tiene fondos el banco elimina el importe de dicha cuenta.

3.-Cobro de documentos: El banco puede operar como un cobrador de la compañía y obtener el pago de un documento que recibió la empresa de un cliente. El banco cobra honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el banco añade a la cuenta de la empresa el importe del documento, los intereses, si los hubiera y descuenta de dicha cuenta los honorarios por las gestiones de cobro.


4.-Pago de documentos: La empresa puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco.

5.-Errores en los libros: La empresa puede cometer un error al registrar un ago o una recepción de efectivo. Por lo general no se descubre el error al registrar un pago o una recepción de efectivo.

En la contabilidad de las empresas debe existir una “cuenta de bancos” que contenga el registro de operaciones como cheques girados y depósitos de clientes, que quedan registradas en la cuenta de cheques.

Por su parte, el banco también elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el estado de cuenta, al procesar los documentos que la compañía gira y los depósitos realizados, así como las comisiones y otros conceptos.

Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades contenidas coincidan con los números del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. ¿Por qué es importante? La razón es sencilla: porque así tendrás un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitará que, por ejemplo, se giren cheques sin fondos, algo que resulta sumamente costoso.

La conciliación bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo más probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos –el del banco y el de la empresa– necesitan “ajustarse” para conocer el verdadero saldo de efectivo disponible en la cuenta de cheques.

Para elaborar una conciliación bancaria y así no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue estos tres pasos.

Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto de 2008

Ajustes
- Sumar: depósitos en tránsito
- Restar: cheques en tránsito
- Sumar / restar: errores del banco

Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta.


Los depósitos en tránsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compañía, pero aún no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos al suyo el 31 de agosto, la institución bancaria procesará los depósitos 24 horas más tarde, es decir, el 1 de septiembre. Este depósito quedará en tránsito, ya que la fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de agosto.

Debido a que los depósitos en tránsito ya están incluidos en los registros contables de la cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, aún no están incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliación bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad correcta de efectivo.

Por otro lado, los cheques en tránsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos girados durante los últimos días del mes junto con otros cheches más antiguos, y que no han sido presentados para cobro.

Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta de bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en tránsito, ya que eventualmente los acreedores se presentarán para su cobro en el banco y se restarán del saldo de la cuenta bancaria.

Debemos recordar que los cheques en tránsito aún no han llegado al banco, así que no aparecerán en el estado de cuenta emitido por la institución. Por lo tanto, se incluyen en la conciliación bancaria como decrementos al saldo en bancos.

Aplica siempre la regla de “registrar el movimiento donde no está”. Un cheque en tránsito está en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este último saldo restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus beneficiarios, la compañía ya no contará con ese dinero.

Nota: si el banco comete un error –ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita una transacción–, la empresa afectada debe notificar a la institución bancaria para corre-girlo. Esta aclaración, al final, se verá reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.

Saldo en libros al 31 de agosto de 2008

Ajustes
- Restar: cargos por servicios bancarios
- Restar: cheques sin fondos y sus cargos
- Sumar: intereses ganados
- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa

Resultado
Saldo ajustado en libros


Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de pago de un cheque girado por la empresa.

El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compañía. En consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto, ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos.

Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo.

Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emitió) reflejará esa operación en la cuenta de cheques de la compañía. La cantidad cargada será por el monto del cheque más una comisión. Así que esta cantidad será deducida en el estado de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la empresa debe restar el monto en sus registros contables.

Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de “poner el movimiento donde no está”, los intereses recibidos del banco están en el estado de cuenta del banco, pero no en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos.

Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando éstas vencen, la empresa puede pedir a su banco que las cobre –a cambio de pagar una comisión por este servicio–. El banco incrementará la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobró (principal e interés) y la reducirá por el monto de la comisión. Debido a que estas cantidades están ya en el estado de cuenta del banco, la compañía debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la cuenta de bancos.

Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a registros de cantidades incorrectas, a una transacción que no corresponde a esa cuenta, o bien por omitir el registro de una operación que sí corresponde. Cuando la empresa cometa esos errores, la corrección de los mismos incrementará o disminuirá el saldo de la cuenta de bancos registrado por la empresa.

Después de ajustar el saldo según el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo según los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idénticos. 

Los saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboración de la conciliación bancaria.

En este ultimo apartado será dedicado a hacer un ejemplo de conciliación.  Ya expuesto lo que es una conciliación bancaria cabe mencionar que esta no es un estado financiero básico sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía. 

Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado de cuenta del banco.

Como primer paso como encabezado se debe mostrar el nombre de la compañía, el nombre del estado (estado de conciliación bancaria) y la fecha de la conciliación.

*Se deben usar signos de pesos en la conciliación*

Continuando con el ejemplo que se expondrá, estos son los datos de encabezado: Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A., refiriendo al mes terminado el 31 de mayo del año 2013. De acuerdo con los registros del libro mayor, el saldo de bancos es de $65 540 y se recibe el estado de cuenta de banco con un saldo de $82 010.

Analizando el estado recibido del banco y el saldo en los registros de la compañía, el contador determinó que los siguientes factores son las causas de las diferencias entre el saldo y el de libros:

1. La compañía hizo un depósito de $25 000 el 30 de mayo, el cual no se incluyó en el estado de cuenta del banco.

2. En el estado del banco había una deducción por un cheque de $15 000 extendido por Corona, S.A. El contador de Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A., avisó del error al banco para que se corrigiera la cuenta.

3. En el Estado del banco no aparecían tres cheques extendidos por la Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A., registrados en los libros de la compañía. Estos cheques eran el 429 por $3900, el 479 por $3 550 y el 497 por $8 050.

4. También se recibió una nota de crédito junto con el estado de cuenta del banco por la cantidad de $85,000 correspondiente a un documento cobrado por el banco a un cliente de Corona, S.A., mas $1,750 de intereses.

5. El contador descubrió un error en los registros de la empresa. El cheque numero 480 por $4,725 extendido a la compañía Office Max, S.A., para pagar equipo de oficina comprado el 14 de mayo, se registró como $4,257. El banco descontó el monto correcto de la transacción.

6. Junto con el estado del banco se recibieron dos notas de cargo. Una era de $2,300 por gastos de servicios bancarios y la otra de $1,050 correspondiente a los honorarios por cobro del documento a nuestro nombre.

7. Junto con el estado devolvieron un cheque SF por $42, 898. El cheque se había recibido de un cliente, Miguel Martínez, para pagar su cuenta y fue depositado en la cuenta de cheques de la empresa. Con el estado se recibió una nota de cargo del banco, informando que se habían descontado $18,700 de la cuenta de la compañía debido a que aquel cheque carecía de fondos.

Observe que los puntos 1 y 2 son adicionales, mientras que el punto 3 es una deducción del saldo de efectivo, como se muestra en el estado del banco. Los puntos 4 y 5 son adicionales, y los puntos 6 y 7 son deducciones al saldo, como muestran los libros de la compañía. Enseguida se presenta la conciliación bancaria que elaboró Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A., el 31 de mayo de 2013.

Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A. Conciliación Bancaria al 31 de mayo del 2013

Saldo según bancos (estado de cuenta) $82,010 Más: Depósitos en tránsito 25 000 Cheque de Corona , S.A. deducido por error 15 000 40 000 Total $122,010 Menos Cheques pendientes de pago: Numero 429 3 900 Numero 479 3 550 Numero 497 8 050 (15 500) Saldo de Bancos conciliado 106 510 Saldo según libros 65 540 Más: Documentos cobrados por el banco 85 000 Intereses cobrados por el banco 1 750 Error al registrase  el cheque numero 480 por el equipo comprado a la compañía Office Max, S.A. 468 87 218 Total Menos Cargos por servicio bancarios 2 300 Honorarios por cobro de documentos 1 050 Cheque SF de Miguel Martínez 42 898 (46 248) Saldo en libros conciliado $106,510

Después de preparar la conciliación de compañía Compañía Cervecera de Cosamaloapan, Ver. S.A., se anotan en el diario y se pasan al mayor los siguientes asientos, para llevar la cuenta de bancos a sus saldo correcto. Es importante reiterar que solo se necesita hacer asientos por las adiciones o deducciones al saldo que aparece en los libros de la compañía. Cualquier cambio que afecte el saldo que aparece en el estado bancario debe corregirlo el banco.

            Asientos para corregir el saldo de efectivo:

  

Fecha	Detalle	Debe	Haber
Mayo 31. 200X	Bancos	$87,210
	Documentos por cobrar		85 000
	Intereses Generados		1 750
	Equipo de oficina		468
Para registrar el documento y los intereses cobrados por el banco y el error al registrar el cheque número 480, el 14 de octubre por compra de equipo de oficina.
Octubre 31, 200X	Gastos Varios	3 350
	Clientes	42 898
	Bancos		$46,248
Para registrar los gastos por servicios bancarios de $2 300, los honorarios de $1 050 por cobro de documentos y el cheque sin fondos de $42 898.